Открываем филиал ООО: детали, документы и возможности

22.01.2018 1267

Причины, по которым требуется открытие филиала

Существует несколько причин, в связи с которыми владелец компании прибегает к открытию филиалов. Стоит сказать, что открытие нового подразделения – это один из характерных признаков того, что бизнес выходит в новые регионы. Потребность в этом зачастую является показателем того, что деятельность компании выходит на более высокий уровень. Сегодня свои подразделения открывают не только крупные, но и средние по своим размерам компании. Чаще всего причиной этого является отсутствие дилеров в местах, где есть большое количество потенциальных клиентов. Открывая и расширяя свою сеть, компания снижает многие риски. Например, можно увеличить скорость выполнения заказов и снизить складские издержки. Естественно, благодаря таким мероприятиям повышаются и объемы продаж, так как охватываются новые и наиболее перспективные регионы страны. Собственно, многие компании и получают большую часть прибыль за счет своих филиалов. Так что открытие филиала – это очень позитивный шаг в работе любой компании. Всем, кто хочет развить свой бизнес и выйти на федеральный рынок, наверняка следует задуматься об организации широкой сети точек продаж.

Внешние условия при открытии филиала

Позволим себе дать некоторые рекомендации, которые основаны на статистике и ярко выраженных закономерностях. Возможно, это кому-то позволит принять наиболее верное решение по данному вопросу.

Как показывает практика, на момент открытии филиала компания должна получать достаточно высокую прибыль. Бизнес должен быть действующим и рентабельным, иначе даже после открытия филиалов заработки не только не увеличатся, но и вовсе снизятся, так как надо будет вкладывать деньги в развитие новых подразделений. Важно учитывать также и вероятный срок возврата инвестиций, так как это позволит просчитать приблизительные затраты и сделать выводы о рентабельности бизнеса.

Задумываясь об открытии филиала, следует трезво оценивать свои возможности и продумывать ближайшие перспективы. Если планы по развитию деятельности ограничиваются одним – двумя годами, то все-таки стоит подумать о дальнейшей работе предприятия. Возвращаясь это к предыдущему пункту, можно также отметить, что это заметно может повлиять на заработки всей компании в целом.

При открытии филиала необходимо понимать и то, что ему потребуется постоянная поддержка. Возможно, на место открытия придется выезжать сотрудникам головной фирмы, а это тоже требует определенных затрат. При дальнейшей работе, вероятно, понадобится постоянный контроль и помощь в организации различных бизнес-процессов.

Так что перед тем, как окончательно принять решение о создании нового подразделения, рекомендуется все тщательно посчитать и предусмотреть возможные риски. В связи с тем, что открытие филиала ООО имеет свои особенности, головной компании следует заранее подумать обо всех затратах и рисках. Если открытие нового подразделения действительно необходимо, то тогда можно смело заниматься данной процедурой. Компания, которая имеет в своем составе филиал, может работать значительно эффективнее. Тем более в большинстве случаев клиенты приходят именно в филиалы, которые позволяют получить узнаваемость на рынке и улучшить репутацию. Деятельность обособленной структуры позволяет получить удобный доступ к необходимым ресурсам и непосредственно к конечному потребителю. Получается, что такой вариант очень удобен как клиентам, так и владельцу бизнеса. Если покупатели экономят время и деньги, то предприниматель получает более высокую прибыль и, более того, он может снижать нагрузку на центральный офис.

Обособленность подразделения

Естественно, новый офис – это некоторая отдаленность от головной компании. Здесь и явно снижается контроль над сотрудниками, и есть большая вероятность того, что бизнес будет работать несколько иначе. Впрочем, для того, чтобы снизить вероятность такого исхода, следует документально оформлять все права и обязанности сторон. Директор филиала будет наемным сотрудником, поэтому его работы следует обговаривать очень подробно. При этом во многих компаниях представители головного офиса зачастую очень внимательно следят за работой филиалов. Такой подход позволяет минимизировать многие риски и по максимуму увеличить прибыль.

Если с человеческим фактором все более-менее понятно, то с документальным оформлением филиала у предпринимателей возникает много вопросов. Чтобы разобрать этот вопрос с юридической точки зрения, следует учесть несколько моментов. Изначально нужно определиться, какие конкретно функции будет выполнять обособленное подразделение. При этом в разных случаях оно может назваться по-разному. Например, стоит четко разграничивать филиал и представительство – некоторые предприниматели ошибочно думают, что это одно и то же.

Филиал, представительство или дочернее предприятие?

Не стоит думать, что эти понятия равносильны между собой. На самом деле тут может быть довольно много отличий, характеризующих работу того или иного подразделения. Конечно же, и филиал, и представительство ведут свою деятельность отдельно от головной компании. Правда, гражданское законодательство несколько разграничивает права этих организационных форм бизнеса. В частности, филиал может осуществлять как все функции основной фирмы, так и работать в качестве представительства. То есть, филиал – это более широкое понятие, нежели представительство. Собственно, его и открывают для выполнения определенной части или полного объема работы компании в конкретном районе, населенном пункте или регионе. Многое зависит от специфики бизнеса, поэтому разграничение обязанностей филиала делается в индивидуальном порядке. Здесь стоит сказать о дочернем предприятии, которое также является отдельным подразделением, но и учреждение его происходит за счет передачи некоторой части имущества от основной компании. Дочернее предприятие имеет и своих учредителей, которые разрабатывают Устав и обладают правом собственности на имущество, переданное ей в хозяйственное пользование. Филиал же по факту не является юридическим лицом, так как это подразделение полностью подчиняется головному офису и может работать только на основании доверенности. Отметим, что процедура открытия дочерней компании определенно сложнее, поэтому многим предпринимателям проще и удобнее открывать именно филиал.

Первоначальные действия при открытии филиала

В соответствии с российским законодательством, открытие филиала возможно только после того, как на собрании учредителей принято соответствующее решение. Рассмотрим, как это происходит более подробно. На общем собрании решаются три вопроса:

  • нужно ли создавать филиал ООО или нет;
  • утверждать ли положение о филиале или нет;
  • нужно ли вносить изменения в Устав или нет.

Чтобы филиал был открыт, за это решение должны проголосовать не менее 75% участников (это отмечается в пункте первом статьи пятой Закона об ООО). Аналогично и с изменениями в Уставе, то есть, за это решение также должно проголосовать большинство учредителей. Итоги данного собрания оформляются в соответствующем протоколе (об этом говорится в пункте шестом статьи тридцать седьмой Закона об ООО).

Отметим, что изменять Устав вовсе необязательно. Корректировать этот документ можно исключительно по желанию учредителей. Может быть одна из двух ситуаций, когда информацию о создании филиала лучше включить в Устав. Это делается, например, если в Уставе есть сведения о других филиалах или отмечается, что ООО не должно их иметь. Исходя из этого, информация о новом подразделении добавляется в Устав, либо в нем просто исключается пункт об отсутствии филиалов компании. Также информация о филиале вносится в Устав тогда, когда налоговыми органами не вносятся изменения в ЕГРЮЛ без соответствующих поправок в Уставе. Так что предварительно лучше узнать об этом у налоговиков – если они откажутся добавлять данные о филиале, который не упомянут в Уставе, то последний лучше подвергнуть изменениям.

Оформление документов

Очевидно, что по закону требуется оформление ряда документов. Заранее позаботившись об этом, представитель филиала сможет быстрее начать свой бизнес. Чтобы в общих чертах рассказать об этом, рассмотрим, как происходит процесс регистрации филиала. Для этого подготавливаются следующие документы:

  • Положение о филиале (на его основе подразделение будет вести свою деятельность);
  • обновленный Устав, если это требуется;
  • оригиналы решений и протоколов о внесении изменений в Устав (если это происходило);
  • решение учредителей о создании филиала;
  • заявления форм 13001 и 13002.

При создании филиала ООО назначается его руководитель. Кто именно это должен делать, должно быть обозначено в положении о филиале. С руководителем филиала в дальнейшем заключается трудовой договор, а также издается приказ о его приеме на работу. Руководитель обособленного подразделения работает на основе доверенности, текст которой разрабатывается представителями головной компании. После того, как документ сделан, он подписывается директором основного предприятия. В доверенности указывается, какие действия руководитель может осуществлять от имени ООО. При этом полномочия директора должны соответствовать тому, что утверждено в положении о филиале. Чем точнее и детальнее описаны эти полномочия, тем меньше будет риск злоупотребления ими со стороны директора филиала. После оформления всех необходимых документов необходимо посетить нотариуса для их заверения.

Отправка документов в налоговую инспекцию

Тут уже все просто, но при этом рекомендуется все-таки проверить документы у грамотного юриста. Человек, имевший опыт подобной работы, уже точно позволит избежать всевозможных проблем при регистрации изменений. После того, как все документы оформлены и заверены у нотариуса, их останется подать в налоговую инспекцию. Естественно, все бумаги подаются одновременно. Заметим, что сама процедура является абсолютно бесплатной, то есть, здесь не требуется оплата государственной пошлины.

Получение готовых документов

Как правило, регистрация филиала ООО происходит в течение пяти дней, начиная со дня подачи всех необходимых документов. Налоговиками в данном случае выдаются сопутствующие бумаги, которые подтверждают внесение всех изменений в Устав. Сюда обычно входят следующие документы: обновленный Устав (в него ставится отметка от налоговой); выписка из ЕГРЮЛ и уведомление о том, что изменения внесены. Стоит отметить, что для получения готового и заверенного печатью налоговой Устава необходимо будет написать также и заявление, в котором должна содержаться просьба о выдаче этого документа. Если же этого не сделать, то в дальнейшем придется обращаться за Уставом отдельно, что тоже требует определенного времени.

Заключительный этап при открытии филиала

Опишем заключительный этап, который обязателен при открытии нового филиала компании. После того, как необходимые бумаги оформлены, филиал ставится на налоговый учет в том районе, где он будет работать. Филиал регистрируется и в Росстате, который присваивает ему определенный код. Также отправляются соответствующие уведомления в ПФР и ФСС. В дальнейшем об этом высылаются уведомления заявителю. Когда процесс открытия официально закончен, можно уже говорить о начале работы филиала. Далее каких-либо сложностей обычно не возникает и все платежи по налогам осуществляются в рабочем порядке. Опять же, при необходимости для законной работы филиала могут понадобиться услуги постоянного или временного юриста. Также, вероятно, может потребоваться работа профессионального бухгалтера, который поможет директору филиала во всех финансовых расчетах. Как показывает практика, обычно для таких целей в штате компаний уже есть сотрудники, которые выполняют подобную работу в удаленном режиме. Опять же, если их нет, то следует также как можно раньше об этом позаботиться, дабы представители филиалов при дальнейшей работе не столкнулись с нарушением действующего законодательства.

Как открыть филиал, если в ООО один учредитель?

Отдельно хотелось бы сказать о случаях, когда в ООО один участник – он также вправе открыть филиал своей компании. Здесь особых поводов для беспокойства нет, так как все делается практически также. Надо заметить, что в такой ситуации вообще вся процедура проходит определенно быстрее и проще. Как и следует из существующего законодательства, учредитель ООО в самостоятельном порядке выполняет следующие действия:

  • разрабатывает приложение о филиале;
  • изменяет Устав, если это требуется;
  • подкрепляет свои решения документально;
  • подает в налоговую заявление формы №14001;
  • назначает руководителя филиала и выдает ему доверенность от своего имени;
  • если филиал будет вести расчеты через собственный счет, то подает документы во внебюджетные фонды.

Таким образом, тут каких-то сложных процедур нет и все происходит по стандартному сценарию. Остается лишь грамотно оформить все документы и доверить этот вопрос лучше опытному юристу (если, конечно, предприниматель сам не сталкивался с подобной проблемой ранее).

Самостоятельное открытие филиала или продажа франшизы?

Изучив возможность открытия филиала, любой предприниматель задумается об издержках, которые здесь могут быть достаточно серьезными. Как минимум, нужно найти и арендовать помещение, подобрать персонал, подготовить документы, обустроить рабочие места и осуществлять постоянный контроль над работой филиала. Естественно, далеко не каждый владелец бизнеса готов заниматься этими вопросами и вкладывать солидные деньги в открытие и развитие нового подразделения. Тем более что даже при всем желании очень трудно открыть хотя бы десять своих филиалов в течение года. То есть, даже в лучшем случае более-менее заметную прибыль в таком случае придется ждать очень долго.

Учитывая тематику нашего сайта, трудно в данном случае не сказать о франшизе – этот вариант иногда более удобен предпринимателям. Напомним, что суть тут сводится к тому, что владелец бизнеса (франчайзер) зарабатывает на паушальном взносе (первоначальном платеже) и роялти (регулярном платеже в виде процента от прибыли). Также заработок тут может строиться за счет оптовых продаж продукции, которую закупает партнер для последующей реализации. То есть, франшиза позволяет сэкономить значительную часть денег, ведь основная часть затрат ложится на плечи партнера (франчайзи). Последний на свои личные средства арендует помещение, платит зарплату персоналу и контролирует всю свою деятельность. Франчайзер, как правило, оказывает лишь консультационную поддержку и обязуется предоставить все необходимое для ведения бизнеса. При таком подходе существенно экономится время, поэтому по франшизе открыть новый магазин или офис можно гораздо быстрее. В результате за короткое время у компании может появиться большое количество партнеров, которые могут приносить значительную прибыль в виде постоянных отчислений.

Рассматривая юридическую сторону вопроса, можно уверенно сказать, что вариант с франшизой намного проще. Между сторонами тут, как правило, заключается договор о сотрудничестве, либо договор коммерческой концессии, где подробно говорится обо всех финансовых нюансах работы. Примечательно тут и то, что франчайзи может иметь уже зарегистрированное ООО или же он может быть оформлен в качестве ИП. Получается, что в случае с франшизой головной компании уже не нужно заниматься регистрацией бизнеса.

Иногда бывают случаи, когда владелец бизнеса попросту оформляет партнера в качестве наемного работника – этот вариант тоже имеет свои плюсы. Еще нередко бывает ситуация, когда между партнерами заключается договор поставки, но это уже практически не связывает головную компанию с дилером, ведь он может работать в свободной форме и, грубо говоря, никак не зависит от своего поставщика.

Выбирая между открытием собственного филиала и продажей франшизы, нужно больше смотреть на специфику бизнеса. Как правило, по системе франчайзинга работают относительно небольшие и новые компании, которые не имеют больших оборотов, но при этом готовы за деньги партнера оказывать ему поддержку и поставлять необходимую продукцию. В то же время, более крупным предприятиям зачастую дешевле открывать филиал на свои средства, а получаемую от них прибыль получать уже только в свой бюджет. Естественно, тут есть свои сложности и особенности, но данный вопрос следует рассматривать больше в индивидуальном порядке.

Вывод

Разобравшись в решении проблемы, можно сказать, что процедура открытия филиала не сложнее регистрации ООО. По сути, все происходит в аналогичном порядке и по тем же принципам. Обычно предпринимателями редко нарушается закон в этом плане, поэтому особых поводов для переживаний тут просто нет. Тем более что налоговики и сами при необходимости могут разъяснить некоторые вопросы. Зная особенности открытия обособленного подразделения, можно с уверенностью выполнить этот процесс самостоятельно. Впрочем, мы все-таки рекомендуем использовать услуги профессиональных юристов, которые уже имеют подобный опыт и помогут избежать всевозможных ошибок. Такой подход сэкономит и время, и деньги. В любом случае, работа этих специалистов может пригодиться в дальнейшем, поэтому без профессиональной юридической помощи сегодня не обходится ни одно крупное предприятие. Что касается самого факта открытия филиала, то его можно по праву назвать отличным способом для продвижения компании на рынке. Сознательное расширение объемов продаж непременно должно привести к повышению прибыли в дальнейшем.