Выбор юридического адреса для регистрации ООО

13.02.2018 669

Место для регистрации предприятия

Действующее законодательство гласит, что регистрация ООО должна осуществляться только по месту нахождения его единственного исполнительного органа. То есть, предприятие должно быть зарегистрировано там, где находится его руководитель или центральный офис, если учредителей несколько. Подробности этой нормы можно посмотреть в статье 54 ГК РФ.

Регистрируя ООО, необходимо быть готовым к тому, что налоговики могут потребовать документальное подтверждение юридического адреса. Такое решение является частью общей проверки информации, предоставленной в соответствующих документах. В качестве подтверждения юридического адреса обычно используется гарантийное письмо, предоставляемое собственником или арендодателем помещения. Эта бумага по факту не входит в список регистрационных документов, однако на практике оно может потребоваться.

Гарантийное письмо при регистрации компании

В этом документе юридическое или физическое лицо (собственник или арендодатель) подтверждает, что сдаст в аренду свое помещение после регистрации указанной фирмы. Также это лицо должно гарантировать, что предоставляемая коммерческая площадь принадлежит ему на законных основаниях. К данному гарантийному письму прилагается копия свидетельства о государственной регистрации права собственности.

Отметим, что предоставляемое помещение не обязательно должно быть офисным. Для оформления юридического адреса может использоваться склад или цех, если предприятие действительно там может располагаться и получать корреспонденцию. Если же предприниматель попытается зарегистрировать агентство недвижимости в швейном цеху, то тогда у налоговиков могут возникнуть вопросы. В нестандартных ситуациях, если подобное действительно происходит, то реальность и необходимость такой регистрации придется доказывать.

Сегодня достаточно много фирм, предлагающих услуги по оформлению юридического адреса. Далеко не все из них работают добросовестно, поэтому стоит изучить их репутацию перед тем, как обратиться. Само собой, тут нужно руководствоваться законом и здравым смыслом. В противном случае, предприниматель рискует получить отказ в регистрации. Нелегальный юридический адрес может уже использоваться для массовой регистрации, а также его может и просто не существовать, например. Так что перед тем, как пользоваться услугами подобных компаний, стоит тщательно все проверить. Естественно, лучше регистрироваться именно по тому адресу, где действительно планируется работать.

Как мы заметили выше, гарантийное письмо не является обязательным документом при регистрации фирмы. В то же время, его отсутствие может послужить основанием для отказа в регистрации компании. Столкнувшись с такой проблемой, предприниматель может обратиться в суд, где налоговики тоже будут обязаны доказывать, что не убедились в достоверности юридического адреса. Так что правильнее все-таки подготовить гарантийное письмо и предоставить его вместе с заявлением на регистрацию компании. Заверять бумагу у нотариуса не требуется. Образцы этого документа имеются в широком доступе, но далее мы на всякий случай обозначим несколько его формальных правил.

Гарантийное письмо от юридического лица

Опытные юристы рекомендуют следовать здесь правилам деловой переписки, поэтому лучше всего подготовить гарантийное письмо на стандартном бланке. Если арендодатель является юридическим лицом и давно сдает помещения в аренду, то наверняка у него уже есть такие бланки.

Если же говорить о содержании письма, то какого-то единого образца не существует. Можно воспользоваться практически любым, имеющимся в интернете. Главное тут – это сохранить основную структуру и обязательно указать следующие сведения:

  1. В «шапке» документа – реквизиты арендодателя и наименование ФНС, где планируется регистрировать ООО.
  2. Подробный адрес и площадь помещения, сдаваемого в аренду. Также должны быть указаны другие параметры, имеющиеся в договоре аренды.
  3. Имя руководителя регистрируемого предприятия и соответствующее название.
  4. Подтверждение о том, что собственник готов передать помещение в соответствии с договором аренды.

Дата в гарантийном письме для регистрации организации может и не указываться. Документ не имеет срока годности. Как было отмечено выше, гарантийным письмом собственник помещения лишь подтверждает, что готов предоставить помещение ООО, когда оно будет зарегистрировано. То есть, владелец помещения изначально не против сдать его в аренду данному предприятию. Однако по закону он вовсе не обязан это делать и имеет потом полное право отказаться от сделки. Так что для того, чтобы иметь стопроцентную гарантию аренды помещения, лучше заранее заключить соответствующий договор с владельцем недвижимости. Точно также и руководитель бизнеса не обязан снимать в аренду помещение у лица, предоставившего ему гарантийное письмо. Только в этом случае от ООО должно поступить уведомление о том, что юридический адрес будет сменен. Уведомление об этом факте делается в соответствии с формой Р13001 или Р14001. Первый вариант используется тогда, когда юридический адрес указан в Уставе (его придется менять, если юридический адрес указан в Уставе). Вторая форма актуальна для тех фирм, Устав которых остается неизменным при смене юридического адреса.

Гарантийное письмо от физического лица 

Если регистрация компании происходит по домашнему адресу учредителя, то гарантийное письмо не требуется. В этом случае достаточно согласия от собственника помещения и, возможно, других лиц, зарегистрированных здесь же. Этот вопрос лучше уточнить в налоговой инспекции, в которой планируется зарегистрировать бизнес. Сотрудники ФНС без проблем могут сказать об этом, поэтому особых трудностей в данном случае не возникает. Уточним несколько моментов, важных в подобной ситуации.

Гарантийное письмо от физического лица пишется именно тогда, когда собственником арендуемого помещения является именно физлицо. Документ оформляется аналогично письму от юрлица. Единственное, что тут не будет фигурировать – это реквизиты компании. Получается, что в письме от физического лица указываются только ФИО собственника, его согласие на регистрацию указанного ООО и данные свидетельства о собственности. Также в этой бумаге отмечается, что здесь не нарушаются интересы государства и третьих лиц при заключении аренды.

Если же учредитель ООО является также и собственником помещения для работы, то он может выдать гарантийное письмо самому себе. Такое письмо оформляется в качестве гарантии аренды, выданной юрлицу от имени физического лица. То есть, факт того, что имя руководителя компании и арендодателя совпадают, ни в коем случае не смутит налоговиков.

Кто бы не являлся арендодателем, он должен быть готов к тому, что по номеру, указанному в гарантийном письме, с ним может связаться сотрудник налоговой инспекции. Эта процедура является абсолютно стандартной, так как любой налоговик должен убедиться в достоверности предоставленной ему информации. Если арендодатель не ответит на телефонный звонок или не будет доступен, то велика вероятность, что предприятие так и не будет зарегистрировано.

Регистрация фирмы по месту жительства его руководителя

Как известно, для открытия большинства видов бизнеса арендуется офис, складское или производственное помещение. Иногда бывает такое, что в качестве юридического адреса регистрируется адрес, по котором постоянно зарегистрирован сам учредитель ООО – это можно сделать только тогда, когда другие лица, прописанные по этому адресу, не выступают против данной процедуры.

Только не стоит думать, что подобные случаи являются редкими. В России сейчас довольно много предпринимателей, зарегистрировавших организацию по своему домашнему адресу. Это и вполне понятно, ведь современные средства связи на фоне высоких арендных ставок диктуют свои условия для работы. Как бы там ни было, но во многих ситуациях это обстоятельство является вполне законным, поэтому особых поводов для беспокойства тут обычно не возникает. Главное, чтобы предприниматель соответствующим образом уведомил об этом налоговую инспекцию.

Если в качестве места для регистрации бизнеса используется квартира, либо другая жилплощадь, то к заявлению формы Р11001 нужно также приложить копию свидетельства о собственности на недвижимость. Необходимо в таком случае и официальное согласие собственника жилья на осуществление предпринимательской деятельности по данному адресу. Последний документ оформляется в свободной форме, но лучше для этого посмотреть примеры в интернете.

Так что перед тем, как подавать бумаги на регистрацию компании, необходимо узнать у налоговиков, будет ли достаточно только согласия собственника на регистрацию или нет. В некоторых ФНС требуют документы, которые подтверждают согласие на регистрацию бизнеса от всех лиц, зарегистрированных на данной жилплощади.

Любопытно, что местом для юридического адреса может быть и неприватизированная квартира. Только в таком случае необходимо предоставить согласие у муниципального, либо государственного органа, которые являются собственниками жилья. Как показывает практика, далеко не всегда подобный вариант является успешным.

Надо отметить, что регистрация предприятия по месту жительства предполагает ряд недостатков. Они могут быть выявлены уже потом, когда, например, потребуется лицензия на определенный вид деятельности, либо понадобится оформление расчетного счета в каком-либо банке. То есть, даже в случае судебного разбирательства отказ по месту регистрации учредителя может быть признан правомерным. К примеру, в ходе рассмотрения дела может быть принято решение о том, что регистрация юридического лица является нарушением законных интересов жильцов конкретной квартиры.

Чтобы исключить вышеупомянутые риски, лучше оформить юридический адрес с почтово-секретарским обслуживанием. То есть, вся адресованная корреспонденция будет приходить владельцу бизнеса, а по стационарному телефону будет отвечать секретарь. Подобная услуга очень актуальна сегодня, но в таком случае есть большая вероятность завышенной стоимости аренды недвижимости.

Юридические адреса, не подходящие для регистрации бизнеса

Очевидно, что далеко не все места подходят для регистрации бизнеса. Это объясняется разными причинами, но в целом основные критерии здесь все-таки имеются. Перечислим типы адресов, которые точно не подойдут под эти цели:

  • несуществующий адрес;
  • адрес массовой регистрации, где уже зарегистрированы другие компании и при любой проверке налоговики узнают это;
  • помещение, которое сдается в аренду без соответствующего на это права;
  • адрес, по которому расположено разрушенное здание;
  • адрес, являющийся условным почтовым адресом у строящегося объекта;
  • адрес, на который нельзя зарегистрировать компанию по закону (например, адреса государственных органов, воинских частей и других подобных организаций).

Конечно же, налоговики могут найти и другие причины для отказа в регистрации, если адрес действительно будет недостоверным. В связи с этим следует обязательно подготовить гарантийное письмо, которое будет официальным подтверждением юридического адреса.

Фактический и юридический адрес не совпадают: последствия

Данную ситуацию следует рассматривать индивидуально, но практика показывает основные причины и результаты подобного стечения обстоятельств. Конечно же, чаще всего бывает такое, что по указанному юридическому адресу организация не работает и связаться с ней невозможно. В этом случае могут быть только два варианта:

  1. Предприятие зарегистрировано, но не ведет свою деятельность.
  2. ООО ведет свою деятельность по другому адресу.

Последствия в таких ситуациях могут быть разными. К примеру, ООО, которое в течение года не сдает отчетность и не осуществляет банковские операции, признается налоговиками прекратившим свою деятельность. В результате этого юрлицо может быть исключено из ЕГРЮЛ как недействующее.

Если же выяснится, что ООО ведет свою деятельность, а по юридическому адресу ее нельзя найти, то это может быть расценено, как предоставление недостоверных данных о юрлице. В таком случае налоговики могут:

- наказать руководителя ООО по статье 14.25 КоАП РФ (штраф сейчас составляет от пяти до десяти тысяч рублей, а в случае повторного нарушения грозит его дисквалификация на срок от одного года до трех лет);

  • препятствовать учету затрат в процессе расчета налогов от деятельности ООО;
  • внести в ЕГРЮЛ отметку, что сведения о компании являются недостоверными;
  • потребовать от банка расторжение договора с компанией-нарушителем;
  • подать иск в суд о принудительной ликвидации ООО.

Как мы видим, Законом предусматривается достаточно много вариантов, которые могут использоваться при выявлении нарушения. Конечно же, могут одновременно использоваться и несколько из них. Такой подход, безусловно, может крайне негативно сказаться на деятельности предприятия, поэтому ни в коем случае не стоит доводить ситуацию до такой стадии. Чтобы по максимуму избавить вас от подобных недоразумений, рассмотрим подробно весь процесс выявления указанных фактов.

Как ФНС узнает о несовпадении фактического и юридического адреса

Как правило, налоговики не приходят без предупреждения, поэтому о несовпадении фактического и юридического адреса они обычно узнают тогда, когда отправляемые ими письма возвращаются обратно. То есть, они приходят с пометкой в духе «организация выбыла», «адресат отсутствует» и так далее. Узнать о том, что компания не работает по юридическому адресу, налоговики могут и от других государственных органов, клиентов или контрагентов этого предприятия. Иногда бывает такое, что компания где-нибудь в рекламе указывает другой адрес, и об этом запросто могут узнать сотрудники налоговой инспекции.

Само собой, если адреса не совпадают, лучше указывать именно юридический адрес. В то же время, если речь идет о личной переписке с проверенными контрагентами, то тогда, конечно, им можно говорить настоящий адрес. То есть, следует предельно осторожно использовать другие данные, которые могут запросто узнать сотрудники ФНС. Если же дело касается рекламы или каких-либо общедоступных данных, то в случае несовпадения можно делать пометку «адрес склада» или, например, «адрес производства». Как мы выше отмечали, по юридическому адресу должен располагаться лишь основной офис компании, а адресов его производств и складов может быть сколько угодно.

Если фактический адрес подразумевает хотя бы одно стационарное рабочее место на срок более одного месяца, то по закону нужно зарегистрировать обособленное подразделение. То есть, это фактически можно будет назвать филиалом предприятия.

Если все-таки никак не получается работать по юридическому адресу, то важно позаботиться о своевременном получении корреспонденции. Сегодня многие фирмы предоставляют такие услуги и называется это почтово-секретарским обслуживанием. Исходя из этого, можно будет по максимуму снизить риски привлечения к ответственности из-за несовпадения адресов. Конечно же, мы все-таки настоятельно рекомендуем не нарушать российское законодательство и работать именно по тому адресу, который имеется у налоговых инспекторов.

Что делать, если налоговики выявили несовпадение фактического и юридического адресов

После обнаружения того, что фактический и юридический адреса не совпадают, налоговая инспекция отправляет руководителю фирмы требование объяснить причины этого. Данное уведомление отправляется не только на юридический адрес, но и на адрес постоянной регистрации директора и учредителей компании. Получается, что все владельцы предприятия будут в курсе тех рисков, которые имеются у фирмы в подобной ситуации – это может негативно повлиять на некоторые рабочие процессы. В любом случае, не следует паниковать раньше времени и правильнее всего действовать в рамках российского законодательства. Ответ на это письмо должен быть отправлен в течение тридцати дней. В таком случае лучше сразу же сменить юридический адрес на достоверный (как мы уже говорили выше, делается это по форме Р13001 или Р14001). После того, как адрес изменен, нужно сообщить в ответе на письмо, что проблема устранена и сведения о юридическом адресе полностью достоверны. Как правило, после этого налоговики считают вопрос решенным.

Отметим, что в последние годы налоговики достаточно часто выявляют фирмы-однодневки. В связи с этим иногда даже добросовестные компании могут быть наказаны из-за того, что в ФНС появились сомнения в достоверности юридического адреса. Причиной для этого может послужить, например, даже то, что при налоговой проверке на месте никого не оказалось. Исходя из этого, рекомендуется четко организовать работу компании, дабы у чиновников не возникло вопросов при любой проверке.

Так что важно нужно учитывать все требования налогового законодательства. В частности, статья 31 НК РФ гласит о том, что заказные письма, направленные из налоговой инспекции по почте, признаются полученными адресатом на шестой день с момента отправки. То есть, даже если организация не находится по указанному адресу, налоговики все равно будут считать, что письмо ООО получило. В связи с этим нужно заранее позаботиться об этом вопросе, чтобы не столкнуться с недопониманием со стороны чиновников. Соблюдая законодательные нормы и постоянно занимаясь бизнесом по юридическому адресу, предпринимателю не нужно будет беспокоиться о чем-то подобном.